Nový export firem není nutné celý přidat jako další zákazníky. Nejprve jej porovnejte s vlastní evidencí podle IČO, oddělte nové subjekty a existujícím navrhněte doplnění údajů. Zachováte tak historii jednání i vlastní poznámky a vyhnete se opakovanému založení stejné firmy.
Následující postup používá tabulky a Power Query v desktopovém Excelu. Platí pro evidenci, ve které chcete mít jeden hlavní řádek na subjekt. Pokud vedete zvlášť pobočky, smlouvy nebo kontaktní osoby, několik řádků se stejným IČO může být správně.
1. Připravte dvě oddělené tabulky
Vytvořte pracovní kopii vlastní evidence a samostatně načtěte nový export. U vlastní tabulky zachovejte interní ID zákazníka, vlastníka vztahu, poznámky a stav komunikace. U importu si evidujte název souboru, datum dat a objednaný výběr. Původní soubory ponechte beze změn.
V obou tabulkách načtěte IČO jako text. Přesný postup je v návodu k importu CSV do Excelu. Standardní názvy polí našeho souboru, včetně ico, email a telefon, popisuje struktura exportu.
2. Sjednoťte identifikátor bez odhadování
Připravte pomocný sloupec pro párování a původní IČO si ponechte vedle něj. Odstraňte přebytečné mezery před a za hodnotou; zkontrolujte shodný textový typ obou sloupců. Písmena, ztracené číslice nebo počáteční nuly neopravujte automatickým odhadem.
Řádky bez IČO nebo s podezřelým identifikátorem odložte do samostatného seznamu k ověření v původním zdroji, například v ARES. Prázdné hodnoty neslučujte do jednoho subjektu. Podobný název, stejné sídlo nebo společný e-mail mohou být vodítko k ruční kontrole, ne důkaz totožnosti.
3. Nejdříve najděte opakovaná IČO
V každé tabulce zvlášť použijte v Power Query Seskupit podle, zvolte sloupec IČO a operaci Počet řádků. Skupiny s počtem větším než jedna zkontrolujte v původní tabulce. Tento přehled si vytvořte jako pomocný dotaz, aby vám zůstaly všechny původní údaje. Operaci popisuje dokumentace seskupování řádků.
Rozhodněte, proč se subjekt opakuje: je to kopie stejného řádku, jiná pobočka, další kontaktní osoba nebo konflikt starého a nového údaje? Plně shodnou kopii lze odstranit. Dva různé telefony na stejném IČO ale mohou být oba platné a vyžadují rozhodnutí, co vaše evidence uchovává.
Příkaz Odebrat duplicity podle IČO nevybere automaticky nejaktuálnější nebo nejúplnější záznam. Microsoft výslovně upozorňuje, že v Power Query není zaručeno zachování prvního z duplicitních řádků. Proto jej používejte až na údaje, u kterých nezáleží, která shodná kopie zůstane. Viz dokumentace práce s duplicitami.
4. Připojte nový export k vlastní evidenci
- Pro automatické párování použijte tabulky s neprázdným a zkontrolovaným IČO. Na straně nového exportu musí být pro každý párovaný subjekt právě jeden vybraný záznam.
- V Power Query zvolte Sloučit dotazy jako nové. Jako první tabulku vyberte vlastní evidenci, jako druhou připravený export.
- V obou vyberte sloupec IČO a typ spojení Levé vnější. Nepoužívejte přibližné párování identifikátorů.
- Rozbalte jen potřebná pole exportu, například e-mail, telefon a web. Ponechte jim odlišné názvy, například
export.email, aby nepřepsala vaše původní sloupce. - Zkontrolujte počet řádků. Po rozbalení se vlastní evidence nemá násobit; vyšší počet může znamenat více shod v připojované tabulce.
Levé vnější spojení ponechává řádky první tabulky a připojuje odpovídající údaje druhé; postup ukazuje Microsoft Learn. Pro seznam nových firem vytvořte další porovnání s exportem jako první tabulkou a vyberte záznamy, které ve vlastní evidenci shodu nemají.
5. Nastavte pravidla doplnění místo přepisování
Výsledek spojení nejprve berte jako návrh změn. Jednoduchá pravidla pro kontrolu:
- Prázdné pole ve vlastní evidenci lze navrhnout k doplnění dostupnou hodnotou z exportu.
- Prázdný údaj v exportu nemaže již známý kontakt.
- Dvě různé neprázdné hodnoty označte ke kontrole; samotný novější soubor nedokazuje, že nový kontakt je správnější.
- Obchodní poznámky, interní ID a vlastní pravidla komunikace zůstávají pod vaší kontrolou.
Následující příklad používá modelový identifikátor a adresu na ukázkové doméně. Nepopisuje skutečný subjekt:
| Pole | Vlastní evidence | Nový export | Výsledek kontroly |
|---|---|---|---|
| IČO | 00123456 | 00123456 | Shoda klíče, jeden subjekt |
| prázdné | info@example.org | Navrhnout doplnění | |
| Telefon | existující kontakt | prázdné | Ponechat vlastní údaj |
| Poznámka obchodníka | schůzka domluvena | pole není v exportu | Ponechat vlastní údaj |
Pokud další řádek obsahuje stejný e-mail a jiné IČO, nejde automaticky o duplicitu firmy. Jeden kontakt může sloužit více subjektům, což popisujeme v metodice párování dat. Pro konkrétní komunikační úkol lze odděleně řešit opakované adresy, aniž byste slučovali samotné subjekty.
6. Před importem do CRM zkontrolujte výsledek
Sečtěte zvlášť nové firmy, navržená doplnění, konflikty a řádky bez spolehlivého IČO. Zkontrolujte několik případů z každé skupiny. Import nejdřív vyzkoušejte na malém výběru a ověřte, že CRM aktualizuje správný záznam podle firemního identifikátoru, místo aby zakládalo další kopii.
Uložte přehled provedených změn a původní hodnoty. Nový údaj z exportu není sám o sobě potvrzením aktuální funkčnosti kontaktu ani souhlasem s marketingem. Pro omezení zdrojových dat se vraťte k metodice.
Potřebujete export pro doplnění vlastní evidence? Do poptávky uveďte požadované obory, regiony a sloupce. Před objednávkou potvrdíme datový rozsah a způsob dodání; ceny celých oborů jsou dostupné veřejně.
