Databázi firem v CSV načtěte do Excelu jako data s určenými typy sloupců. IČO, DIČ a telefon jsou identifikátory, se kterými nechcete počítat. Když je Excel automaticky převede na čísla, může odstranit počáteční nuly nebo změnit zobrazení. Následující postup je určený pro desktopový Excel ve Windows s Power Query; názvy příkazů se mohou podle verze mírně lišit.

1. Začněte ukázkovým souborem

Stáhněte si ukázkový CSV soubor s 50 řádky. Obsahuje fiktivní záznamy pro vyzkoušení struktury, nikoli skutečné firmy nebo důkaz kvality kontaktů. Popis všech patnácti sloupců najdete na stránce export databáze firem.

Původní soubor si ponechte beze změn. Import a následné úpravy ukládejte do nového sešitu. U zakoupeného exportu si k sešitu poznamenejte datum dat a domluvené filtry, abyste při další objednávce porovnávali stejný výběr.

2. Zvolte import CSV a zkontrolujte oddělovač

  1. Otevřete prázdný sešit a vyberte Data → Z textu/CSV.
  2. Vyhledejte stažený soubor. Náš standardní export používá UTF-8 s BOM a středník; v náhledu nastavte odpovídající kódování a oddělovač.
  3. Ověřte, že vidíte patnáct samostatných sloupců a správnou českou diakritiku. Jediný široký sloupec obvykle znamená nesprávný oddělovač.
  4. Zvolte Transformovat data, abyste před načtením mohli určit typy sloupců.

Microsoft popisuje tento způsob v dokumentaci importu CSV. Dvojklik na CSV může podle nastavení Excelu použít automatické převody; pro identifikátory je řízený import přehlednější.

3. IČO, DIČ a telefon načtěte jako text

V ukázkovém souboru je před názvy sloupců informační řádek začínající znakem #. V Power Query se vraťte před automatické kroky záhlaví a datových typů, odeberte tento první řádek a jako záhlaví použijte následující řádek začínající ico;dic;nazev. Až potom určete typy sloupců. U jiného souboru nejprve zkontrolujte jeho skutečnou strukturu; řádek neodstraňujte automaticky.

V editoru Power Query zkontrolujte panel Použitý postup. Pokud už existuje automatický krok Změněný typ, který převedl IČO nebo telefon na číslo, odstraňte jej a určete typy znovu ze zdrojových hodnot. Pouhé převedení již zkráceného čísla zpět na text ztracené nuly nevrátí.

Vyberte sloupce ico, dic a telefon a nastavte datový typ Text. Pro první import můžete ponechat jako text i ostatní sloupce; datum vzniku převádějte na datum až po kontrole zdrojového formátu. Pokud se objeví volba nahrazení existujícího kroku převodu, upravte původní převod, aby identifikátor nebyl nejprve číselný.

Například modelová hodnota 00123456 musí zůstat přesně takto, nikoli jako 123456. Je to ukázka formátu, ne záznam konkrétní firmy. Vlastní číselný formát s nulami řeší zobrazení, ne spolehlivý přenos identifikátoru do CRM. Postup s textovým typem potvrzuje návod Microsoftu k zachování počátečních nul.

4. Načtěte data a ověřte několik řádků

Zvolte Zavřít a načíst. Ještě před filtrováním porovnejte se zdrojovým souborem několik hodnot:

  • Hlavička: tabulka má názvy sloupců ico, dic, nazev a další; informační řádek ukázky není součástí dat.
  • IČO: hodnoty jsou text a odpovídají zdroji včetně případných nul.
  • Telefon: zůstal zachovaný mezinárodní prefix a další znaky.
  • Prázdné kontakty: prázdné pole nezaměňujte za nulu, pomlčku ani vymyšlenou adresu.
  • Počet řádků: ukázka má 50 datových řádků; u objednaného souboru porovnejte počet s potvrzeným rozsahem dodávky.

Prázdný telefon nebo e-mail znamená chybějící údaj v exportu. Neznamená, že firma neexistuje nebo že kontakt nemá nikde zveřejněný. Stejně tak vyplněný kontakt sám nepotvrzuje jeho aktuální funkčnost; podrobnosti uvádíme v metodice zpracování dat.

5. Uložte pracovní sešit a připravte import do CRM

Pracovní kopii uložte jako XLSX. Než ji nahrajete do CRM, namapujte ico na firemní identifikátor a oddělte původní údaje od nově doplňovaných polí. Pro opakovaný import použijte postup deduplikace a párování podle IČO.

Pokud CRM vyžaduje CSV, připravte samostatný výstup podle jeho dokumentace a zkontrolujte oddělovač, kódování i mapování polí. Soubor CSV neuchovává datové typy Excelu, takže při jeho novém otevření znovu rozhoduje způsob importu.

Co dělat, když se import nepovede

  • Rozsypaná diakritika: vraťte se ke zdroji dotazu a ověřte UTF-8. Písmena neopravujte hromadným nahrazováním v poškozené kopii.
  • Chybějící počáteční nuly: načtěte znovu původní CSV a upravte první krok převodu typu. Nuly nedoplňujte odhadem.
  • Sloupce jsou posunuté: zkontrolujte nastavený oddělovač a způsob načtení. Soubor neupravujte prostým rozdělením textu bez respektování CSV formátu.
  • Soubor je příliš velký: list Excelu má limit 1 048 576 řádků včetně hlavičky. U většího exportu domluvte rozdělení souborů nebo zpracování bez načtení všech řádků na list. Limit uvádí výše odkazovaná dokumentace Microsoftu.

Potřebujete místo CSV rovnou XLSX nebo jiný výběr sloupců? Napište do poptávky exportu cílový program a požadovaný formát. Rozsah dat i způsob dodání potvrdíme před objednávkou.